Juleicabeantragung online – Wie wird das neue Antragsverfahren laufen?

Wer darf Anträge bearbeiten?

Um als freier oder öffentlicher Träger die Juleica-Anträge genehmigen zu können, muss der Träger registriert (erfasst) sein und über ein gesichertes Login verfügen. Die Träger sind dann jeweils für ihren Zuständigkeitsbereich zur Freischaltung legitimiert. Jeder Träger kann mehrere Bearbeiter/innen anlegen. Diese erhalten jeweils eigene Zugangsdaten. Dabei kann durch den Träger auch vorgegeben werden, welche Rechte die einzelnen Bearbeiter/innen haben. Weitere Informationen im Abschnitt »Trägererfassung«.

Was passiert, wenn ein Träger nicht erfasst ist?

Nach Abschluss der Ersterfassung der Träger (siehe Abschnitt »Trägererfassung«) werden alle weiteren Träger durch den jeweils übergeordneten Träger registriert/ erfasst. Dies kann – je nach den Regelungen und Zuständigkeiten in den Ländern z. B. der zuständige öffentliche Träger oder der Landesverband sein und jederzeit – auch später, wenn das Verfahren bereits läuft – geschehen.

Für den Fall, dass ein/e Antragsteller/in bei der Beantragung seinen/ ihren Träger trotz der Hilfestellungen, die in das Antragsverfahren bzw. –formular integriert werden, nicht findet, wird es eine Möglichkeit geben, diesen entsprechend ohne Zeitverzug und ohne dass die bereits gemachten Angeben verloren gehen, zu benachrichtigen.

Wie werden die Karten produziert?

Die Karten werden weiterhin bundeszentral produziert. Der monatliche Bearbeitungsstichtag entfällt. Sobald insgesamt ausreichend viele Anträge für die Druckfreigabe vorliegt, so dass sich der Druck lohnt, werden diese produziert und anschließend verschickt. In der Regel wird dies wöchentlich sein, jedoch unabhängig von der Anzahl der vorliegenden Druckaufträge mindestens einmal in 14 Tagen Die Produktion dauert maximal fünf Arbeitstage.

Wie läuft der Versand der Cards?

Eine wesentliche Neuerung ist der direkte Versand der gedruckten Card an den/die Jugendleiter/in. Damit wird nochmals Zeit gespart, so dass die Juleica spätestens drei Wochen nach der letzten Genehmigung bei dem/ der Jugendleiter/in vorliegt.

Alternativ kann durch die zuständigen Träger im Genehmigungsprozess eine alternative Lieferanschrift angegeben wird. Dann wird die Juleica an diese Adresse verschickt.

Was kostet die Card?

Jede Card wird, wie bisher auch, 2,90 Euro kosten, jedoch jetzt inklusive der Kosten für den Versand. Die bisher pro Auftrag zu entrichtende Abrufpauschale pro Bestellung (10,50 Euro) entfällt mit dem neuen Verfahren. Ebenso sparen die Träger die Portokosten für den Versand der Anträge an die Druckerei und den (Weiter-)Versand der Card vom Träger zu dem/ der Jugendleiterin – es sei denn, es wird eine alternative Lieferadresse angegeben (siehe Frage »Versand«).

Wer bekommt die Rechnung?

In der Grundeinstellung bekommt die Rechnung der Träger, der auch die Druckfreigabe erteilt und damit den Druckauftrag auslöst. Dieser hat jedoch bei Erteilung des Druckauftrages die Möglichkeit eine alternative Rechnungsadresse anzugeben.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, dass die Landeszentralstellen für ihr Bundesland eine einheitliche Rechungsadresse angeben. Wird von dieser Möglichkeit kein Gebrauch gemacht, haben auch z.B. die Landesverbände diese Möglichkeit für ihre Untergliederungen oder die Jugendämter für die Träger in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Welche technischen Voraussetzungen müssen freie und öffentliche Träger erfüllen?

Für die Bearbeitung der Anträge benötigen die Träger einen Computer mit Internetzugang. Die Datenbank kann über einen üblichen Browser aufgerufen werden, so dass auf dem PC keine Installation notwendig ist. Ferner wird eine E-Mail-Adresse benötigt.

Wann wird das alte Verfahren auf Papierbasis abgeschaltet?

Nach einer Übergangszeit in der sowohl das bisherige als auch das neue Antragsverfahren nutzbar ist, und wenn das neue Verfahren reibungslos läuft, wird der Termin für die Abschaltung des bisherigen (Papier-)Verfahren in Absprache mit den Ländern festgelegt.